Datastream, empresa especializada en el desarrollo de software para mantenimiento industrial, anunció que Datastream 7i permite optimizar la actividad de mantenimiento y la gestión de activos por medio de la factura digital y la firma electrónica.
Actualmente, el sistema de facturación digital tiene vigencia legal en muchos países de Latinoamérica, por lo que las empresas que lo adopten estarán en condiciones de aprovechar los innumerables beneficios que aporta la eliminación del tradicional papeleo a la hora de realizar transacciones, estableciendo con ello las condiciones para el despegue definitivo del comercio electrónico.
Uno de los sectores más favorecidos por la introducción de la firma electrónica es el mantenimiento y gestión de activos. De hecho, las más innovadoras soluciones informáticas para esta actividad como Datastream 7i ya incluyen la capacidad de generar órdenes de compras y emitir facturas electrónicas para administrar en forma eficiente y rentable los inventarios de una gran planta industrial o un complejo minero, por citar algunos ejemplos.
Además, permiten gestionar online todos los aspectos relacionados con la selección de proveedores, al conservar los datos históricos relativos al desempeño de cada uno de ellos, lo que permite al personal de compras contar con la información para seleccionar al mejor proveedor, negociar términos de pagos favorables y establecer los límites de gastos en forma individual.
Concretamente, las nuevas aplicaciones diseñadas para trabajar con factura digital, permiten implementar las firmas electrónicas por medio de un formulario pop-up, cada vez que la aceptación de una orden de trabajo o de compra necesite de una firma.
Por otro lado, muchas empresas internacionales deben cumplimentar con los reglamentos 21 CFR 11 establecidos por la FDA, que establece los criterios bajo los cuales los registros y firmas electrónicas se consideran fidedignas, confiables y legalmente válidas como las realizadas en papel. El propósito de la 21 CFR 11 es evitar fraudes pero permitir que las industrias, que producen artículos farmacéuticos y alimenticios, bebidas y productos de cuidado personal usar la tecnología electrónica en lugar de sistemas basados en papel que resultan más costosos y consumen más tiempo. Datastream 7i ayuda a las empresas a cumplimentar con estas normas.
A todo ello, hay que agregar la posibilidad de realizar estas operaciones mediante dispositivos móviles, integrando PDA's y capacidades de lectura de código de barras, facilitando enormemente el ingreso de la información y el control más preciso de los datos sin importar la hora y el lugar desde donde se realice.