La paradoja del software ERP y la "demo"

Según pude comprobar en mi vieja enciclopedia Sopena, la palabra demo viene del griego y significa pueblo. De este prefijo derivan entre otros, términos como democracia, demografía, etc. Pero curiosamente, para los que tenemos que ver con el mundo del software y en particular con el desarrollo de sistemas de gestión, sólo tiene dos acepciones, que dependen del lado del mostrador en que se encuentra el que la profiere. Si el que la dice es el proveedor de la solución, demo significa: viene un potencial cliente al cual hay que mostrarle el sistema con la intención de que aprecie todo lo que hace, y sin marearlo ni cansarlo, convencerlo que es el que más se parece a lo que siempre soñó para su empresa. Ahora bien, si el que la dice es el cliente, demo significa: una tarea tediosa, que lleva varios días, semanas o meses, que incluye recorridas por varios puntos geográficos de la ciudad para llegar hasta las oficinas de los distintos proveedores, pasar largas horas charlando con vendedores, ejecutivos de cuenta, account managers o como quieran llamarse, probar todas las variedades posibles de café y otras infusiones, con el único objeto de descubrir todo lo que el sistema que se les presenta no hace y porqué no pega ni con cola con lo que su empresa necesita.
A partir de esta dicotomía, la bendita demo se convierte finalmente en una suerte de examen que la empresa compradora (en adelante el profesor) le toma a cada uno de los proveedores de sistemas (en adelante los alumnos).
Cuando la materia a rendir es "Software ERP para una Pyme", notablemente, en reemplazo del profesor se constituye una mesa examinadora a la cual asiste incluso, el dueño del colegio. Esto sucede porque la decisión es muy trascendente, dado que en estos casos, la implantación de una solución ERP es mucho más que un simple reemplazo de un software por otro y generalmente conlleva un proceso de reingeniería que involucra a todos los sectores.
En base a esto, la elección debe ser la correcta, y el celo que se pone en no errar, ni con el producto, ni con el proveedor se justifica, dado que es habitual que antes de dar con la solución adecuada, muchas compañías ya hayan pasado por más de un fracaso.
Finalmente llegamos al punto en cual deseo poner énfasis. Porque a pesar de las frustrantes experiencias anteriores, muchos empresarios, a la hora de elegir su nuevo software, sólo examinan las bondades del sistema, las referencias del proveedor y por supuesto los costos. Pero lo que pocas veces hacen es mirarse a ellos mismos, evaluar la causa de los fracasos anteriores y analizar a fondo su empresa para ver si está lista para asimilar los cambios propuestos.
Para ilustrar más lo que intento explicarles, permítanme contarles una historia real.
Resulta que una vez al año asisto a una convención que organiza la oficina comercial de una embajada, y es allí donde me encuentro, también por única vez en el año, con un antiguo compañero de colegio. Siempre charlamos, nos contamos como andan nuestras cosas y a quién, de nuestros viejos conocidos en común, hemos visto en los últimos tiempos. Mi amigo siempre fue muy elegante, y puede comprobarse a simple vista que sus trajes son de excelente calidad, pero resulta llamativo todo lo ceñido que le quedan al cuerpo. En realidad era patético observar como le "tiran" por todas partes. Nunca podría abrocharse el saco y ni soñar con agacharse. Finalmente, curioso e indiscreto, un día le pregunté porqué no se compraba ropa más holgada, dado que se lo veía bastante incómodo.
Su respuesta fue llamativa e inesperada. Me contó que cada vez que se compraba un traje elegía uno que le apretara un poco y acto seguido se juramentaba que desde ese día iba a comenzar (y sostener) la dieta estricta que le indicó su médico. Pero jamás pudo cumplirla. Lo vi triste, muy derrotado, y con espíritu solidario lo único que se me ocurrió fue decirle que a mi juicio su problema tenía dos soluciones posibles:
a.- Comprarse ropa dos talles más grandes y asumirse tal como era.
b.- Replantear sus hábitos alimentarios con el objeto de cumplir con la dieta indicada, lo que le permitiría lucir el traje adquirido, y acceder además a una vida más saludable.
Creo que el ejemplo anterior es válido para los directivos de empresas pequeñas y medianas que están buscando nuevas soluciones en sistemas, para ser más eficientes y competir en un pie de igualdad con los más grandes. ¿No sería pertinente que antes de tomar una decisión se hagan una demo de su propia empresa?. ¿ Que en base a ésta analicen qué hacen, cómo lo hacen, cuál es la verdadera idiosincrasia de su compañía y si están realmente dispuestos a cambiar?. Muchos fracasos en la implantación de sistemas muy buenos, se deben exclusivamente a lo expresado. Clientes que exigen work flow, auditoría, autorizaciones electrónicas, información en línea, e integración total, son los primeros en no respetar las nuevas metodologías. Ellos quieren libertad. Libertad para retirar ítems del stock sin remitos, libertad para tomar cheques de la cartera (un sábado por la tarde) sin avisarle a nadie, libertad al fin para alterar, cada vez que lo crean oportuno, el flujo de tareas pautadas y pensadas para optimizar los recursos de su empresa.
Luego, cuando perciben que la filosofía de trabajo, que se han autoimpuesto a partir de la implantación de la solución de software, les resulta una traba y no obtienen los resultados deseados, llegan a la conclusión que el sistema no sirve o que el proveedor los engañó en una demo en la cual no les dijo toda la verdad. Lo que sucede es que seguramente, en esa oportunidad, (durante la "demo-examen") preguntó acerca de las prestaciones que tenían que ver con lo que quería que pase en su empresa (ser flaco y usar el traje de sus sueños), pero no con lo que en definitiva era posible que pase (iba a engordar, no mucho, pero el traje le quedaría chico).
Un par de consejos finales. Para los que vendemos sistemas: más allá de cuánto factura el potencial cliente, evaluemos la cultura de su empresa para recomendarle una solución viable, que se adapte a sus verdaderas posibilidades. Para los que buscan sistemas: miren un poco más hacia adentro de sus organizaciones, evalúen su verdadera capacidad de imponer cambios, y en lo posible háganlos cuando estén realmente convencidos.
Jorge Teszkiewicz
Vicepresidente
Buenos Aires Software